Publikujemy ten dokument w celu wyjaśnienia powodów, dla których gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w ramach prowadzonej przez nas działalności.

1. DANE OSOBOWE

Co to są dane osobowe?

Są to wszystkie informacje, które pozwalają bez większego wysiłku odróżnić jedną osobę od pozostałych. Mogą one dotyczyć zarówno wprost tej osoby (takie jak imię i nazwisku, numer identyfikacyjny, a czasem nawet adres e-mail lub konto internetowe), jak też takie, które nie opisują jej bezpośrednio. Przykładowo dotyczą jej cech, stanu zdrowia, poglądów, miejsca zamieszkania, nałogów, rasy lub wyznania.

O jakich danych osobowych mówimy w naszym przypadku?

Przetwarzamy dane, które przekazują nam nasi Klienci, Kontrahenci oraz Pracownicy, w związku
z korzystaniem z naszych usług, współpracą z nami lub zatrudnieniem.

Co to znaczy przetwarzanie danych?

Przetwarzanie to wszelkie czynności jakie możemy wykonać z danymi osobowymi – związane zarówno z ich aktywnym wykorzystaniem, takim jak gromadzenie, pobieranie, utrwalanie, łączenie, modyfikowanie czy też udostępnianie, jak też pasywnym, takim jak przechowywanie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Kto jest Administratorem Danych (to znaczy, kto ma wpływ na ich przetwarzanie oraz bezpieczeństwo)?

Administratorem Twoich danych jest: Zakład Wodociągów i Kanalizacji „WiK” Sp. z o. o. z siedzibą w Żninie, ul. Mickiewicza 22a, 88-400 Żnin, email: sekretariat@wikznin.pl , tel. 52 30 20 913

Na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej. Podstawą taką może być Twoja zgoda przetwarzanie danych lub inne zapisy prawne pozwalające na to, w szczególności określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określanym jako „RODO”) lub ustawie o ochronie danych osobowych.

Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w różnych celach, przykładowo:

• jeżeli jesteś naszym Klientem lub osobą zainteresowaną skorzystaniem ze świadczonych przez nas usług, Twoje dane przetwarzamy w związku z zawartą z Tobą umową lub w ramach przygotowań do zawarcia takiej umowy. Odbywa się to zawsze za Twoją wiedzą i wolą. Wyrażając zamiar zawarcia umowy, wiesz jakie dane osobowe będą potrzebne do jej podpisania, a po jej podpisaniu masz wiedzę, jakie dane w tym celu przekazałeś lub przekażesz w okresie późniejszym. Możemy także przetwarzać Twoje dane na podstawie przepisów prawa i z tego tytułu nie musimy uzyskiwać na to Twojej zgody,

• jeżeli będziesz Użytkownikiem oferowanych przez nas usług – Twoje dane przetwarzamy w oparciu
  o udzieloną przez Ciebie zgodę. Twoja zgoda jest dobrowolna – pamiętaj, że możesz w każdej chwili ją cofnąć. W takim przypadku zaprzestaniemy świadczenia usługi oraz niezwłocznie usuniemy wszystkie podane przez Ciebie dane osobowe,

• możemy też przetwarzać Twoje dane w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa naszej sieci informatycznej oraz informacji. Nastąpi to wówczas, gdy będziesz korzystał z naszej infrastruktury informatycznej lub łączył się z nią, np. wchodząc na nasza stronę lub przesyłając do nas wiadomości. Jest to nasz prawnie uzasadniony interes.
• jeżeli jesteś zainteresowany podjęciem pracy u nas, Twoje dane przetwarzane są w postaci nadesłanej przez Ciebie aplikacji lub CV. Odbywa się to za Twoją wiedzą i pisemną zgodą, którą możesz w każdej chwili cofnąć. W takim przypadku Twoja kandydatura nie zostanie przez nas rozpatrzona oraz niezwłocznie usuniemy wszystkie podane przez Ciebie dane. Natomiast z chwilą zatrudnienia się u nas, dalsze zasady przetwarzania danych oraz obowiązkowy zakres ich przekazania i dalszego przez na przetwarzania określają przepisy prawa pracy.

Komu przekazujemy Twoje dane?

Zgodnie z obowiązującym prawem Twoje dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. takim jak: operator pocztowy, biuro rachunkowe lub wskazani w zawartej z Tobą umowie podwykonawcy naszych usług. Mamy też obowiązek udostępnić je na żądanie podmiotów uprawnionym do tego na podstawie innych przepisów prawa, np. sądy lub organy ścigania. Udostępnienie nastąpi jednak tylko wtedy, gdy zwrócą się one do nas z wnioskiem w tej sprawie, wskazując podstawę prawną, które im na takie żądanie zezwala.

Nie przewidujemy przekazywania Twoich danych do państw trzecich (to jest poza obszar gospodarczy Unii Europejskiej) lub organizacji międzynarodowych. Na terenie Unii Europejskiej, dzięki RODO, masz zapewniony identyczny poziom ochrony Twoich danych we wszystkich krajach członkowskich.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Przykładamy bardzo dużą uwagę do tego, aby ograniczyć do niezbędnego minimum zakres gromadzonych przez nas danych, jak też czas ich przetwarzania. W tym celu wykonujemy systematyczne przeglądy posiadanych dokumentów papierowych i elektronicznych, usuwając zbędne, których czas przydatności minął. Pamiętaj, że o czasie przetwarzania Twoich danych, zależnie od podstawy, w oparciu o którą je uzyskaliśmy, mogą decydować odrębne – niezależne od nas przepisy prawne, które mogą nakładać na nas obowiązek przechowywania Twoich danych, niezależnie od Twojej woli lub chęci. Przykładem może być prawo pracy, prawo ubezpieczeń społecznych czy przepisy dotyczące rachunkowości.

Twoje dane mogą też trafić do nas w związku z np. przeprowadzonym szkoleniem, wówczas możemy przetwarzać je krótkim okresie czasu, dla celów związanych z rozliczeniem się finansowym z podmiotem, który zlecił nam te szkolenie lub w celu wystawienia Ci zaświadczenia potwierdzającego udział w szkoleniu. Po tym czynnościach niezwłocznie usuniemy Twoje dane i na pewno nie będziemy ich wykorzystywać w innym celu – np. do reklamowania naszej działalności, chyba, że jasno i wyraźnie udzielisz nam na to zgody.

Jeśli skorzystałeś osobiście z naszych usług i zawarliśmy w tej sprawie umowę, zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości, będzie posiadać Twoje dane w wytworzonej w związku z tym dokumentacji finansowo-księgowej i przetwarzać przez okres 6 kolejnych lat kalendarzowych, licząc od daty zakupu/zawarcia umowy.

Jeśli posiadane przez nas dane miałyby zostać wykorzystane w inny celu, niż w jakim zostały one pozyskane, zawsze zostaniesz przez nas o tym poinformowany i będziesz mógł się temu sprzeciwić.

Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych?

Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe, zawsze masz prawo do:

• żądania dostępu do danych,
• ich sprostowania,
• żądania usunięcia,
• lub ograniczenia czynności przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• przenoszenia danych, w tym uzyskania ich kopii.

Wszystkie te prawa szczegółowo zostały omówione w art. 15 do 21 RODO. Możesz także wycofać wyrażoną wcześniej swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w takim przypadku niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe, jeśli tylko nie wystąpi obowiązek prawny nakazujący nam ich dalsze przetwarzanie.

Jeśli uznasz, że w jakikolwiek sposób – czego oczywiście nie chcemy – naruszyliśmy Twoje prawa lub nie zapewniliśmy bezpieczeństwa Twoim danym osobowym, przysługuje ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jakim jest Urząd Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz informacja o profilowaniu.

W oparciu o Twoje dane nie są podejmowane przez nas żadne decyzje, które miałyby charakter zautomatyzowany, o znaczy odbywałyby się bez udziału człowieka. Nie podejmujemy także żadnych działań, które miałyby na celu profilowanie Twojej osoby.

Jak chronimy Twoje dane?

W celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych stosujemy wymagane prawem środki organizacyjne i techniczne. W naszej siedzibie zainstalowaliśmy niezbędne zabezpieczenia fizyczne, aby uniemożliwić dostęp do danych osobom nieuprawnionym. Nasi pracownicy posiadają wymagane upoważnienia oraz mogą przetwarzać dane w sposób ograniczony, tzn. tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych. Bezpieczeństwo Twoich danych przekazywanych drogą elektroniczną zapewnia zastosowane przez nas oprogramowanie oraz odpowiednia konfiguracja i zabezpieczenie sprzętu.

Ochrona prywatności osób niepełnoletnich

Nasza firma zasadniczo nie przetwarza pojedynczych danych osób niepełnoletnich. Takie dane są jednak przetwarzane na podstawie przepisów prawa, które nas do tego zobowiązują.

Osoby niepełnoletnie nie powinny wysyłać żadnych informacji do nas bez zgody swoich rodziców lub opiekunów prawnych. Zgody takiej będziemy wymagać w każdym przypadku, gdy uzyskamy informacje,
że użytkownik jest osobą niepełnoletnią („dzieckiem”) w rozumieniu krajowych przepisów o ochronie danych osobowych.

Dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych

W wszystkich kwestiach dotyczących ochrony danych osobowych proszę się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych, Panem Jerzym Gerszewskim – kontakt pod adresem e-mail: iod@oin.info.pl lub numerem telefonu +48 601 18 16 68